Dokumente / Dateien ablegen und wieder finden
Suchzeiten im Bereich Registratur können optimiert werden, indem ...
- für Ordner (Papierablage) und Computer (elektr. Dateiverwaltung) ein einheitliches System verwendet wird.
- Ordner außen gemäß dem Ablagesystem beschriftet und innen sinnvoll aufgeteilt werden.
- ein Ablage- / Archivierungsplan veröffentlicht wird, so dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich an das System zu halten.
- für Dateien auf dem Computer / Server korrekte Dateinamen vergeben werden.
- Dateien nicht in Mail- / Auftrags- / Kalkulationsprogrammen etc. lokal gespeichert werden, so dass nur der jeweilige Benutzer Zugriff hat.
- etc.
Gewinnen Sie wertvolle Arbeitszeit, und
erhöhen Sie dadurch den Spass an der Arbeit,
durch Einführung eines einheitlichen Archivierungsplans.
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