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Optimale Durchlaufzeit (DLZ) in der Verwaltung / im Büro

 

Sanduhr small

 

Studien belegen:

Der Zeitanteil der wertsteigernden Arbeitszeit* an der gesamten Prozessbearbeitung ist äußert gering.

Folgende durchschnittlichen Anteile an der Gesamtdurchlaufzeit sind heute festzustellen:

  • bis zu 10 Prozent wertsteigernde Arbeit 
  • bis zu 30 Prozent nicht wertsteigernde Arbeit
  • bis zu 50 Prozent Transportzeiten** 
  • bis zu 90 Prozent Liegezeiten***

 

Beispiel eines Ablaufs bei einem Versicherungsunternehmen

Durchlaufzeit

 

Durch eine Optimierung des dargestellten Ablaufs können im Idelfall 40 Minuten (!) Arbeitszeit eingespart werden. Noch dramatischer ist die Verkürzung der Liegezeit, die nach der Optimierung maximal 1 Tag beträgt.

Wird davon ausgegangen, dass die Antragsbearbeitung durch

  • zu lange Dienstwege,
  • schwerfällige Arbeitsabwicklung,
  • mangelnde Transparenz der Arbeitsabläufe,
  • bürokratische Regelungen,
  • schlechte Koordination
  • etc.

im Regelfall mindestens 10 Tage beträgt, kann idealerweise mehr als eine ganze Woche Liegezeit abgebaut werden.

Für die Optimierung von Verwaltungsabläufen stehen viele Methoden und Werkzeuge zur Verfügung. Doch welche sind für Sie die richtigen?

Weitere Effekte, die bei einer Ablaufoptimierung erreicht werden können:

  • Maximierung der Kapaitätsauslastung
  • Erhöhung der Flexibilität
  • Verbesserung der Qualität
  • Senkung von Kosen

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* Zeit, die investiert wird, um den Wert eines Produkts/Vorgangs zu erhöhen
** Zeit, die benötigt wird, um einen Vorgang von einem Bearbeitungspunkt (z. B. Sachbearbeitung) zum nächsten
     Bearbeitungspunkt zu befördern. Beispiel: Zeit, die vergeht, bis ein Kundenauftrag vom Außendienst zum
     zuständigen Sachbearbeiter im Innendiens gelangt.
*** Zeit, die verstreicht, bis ein Vorgang weiter bearbeitet werden kann. Beispiel: Aufgrund hohen Arbeitsanfalls
       oder durch Anforderung fehlender Daten (unvollständige Kontaktdaten, Rückmeldung vom Lieferanten
       abwarten) bleibt der Vorgang im Arbeitsbereich des Sachbearbeiters liegen.

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